Oft habe ich bis jetzt beobachtet, daß ein Whiteboard während einer langen Diskussion immer wieder beschrieben wird, um diese dann gleich wieder abzuwischen, da der Platz wieder benötigt wird. Kurz vorher wird noch gefragt: "Alles klar? Kann ich das wieder abwischen?" Dummerweise steckt die Information genau in diesem Moment noch in unserem Kurzzeitgedächtnis und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, daß es über dieses nicht hinauskommt. Das heißt nichts anderes, als das es morgen vergessen sein wird.

Wir dokumentieren dieses Wissen nur in wenigen Fällen. Und wenn, dann auch meist falsch. In den meisten Fällen werden einfach Fotos gemacht und diese in irgendeinem Verzeichnis abgelegt. Leider versauern sie dann dort auch. Das ist nicht schade, denn meist sagen die Bilder anderen ohne irgendeinen Kommentar auch nichts.

Aus diesem Grund habe ich vor einiger Zeit eine PowerPoint-Vorlage erstellt, mit denen man sehr einfach Whiteboard-Diskussionen dokumentieren kann. Im Grunde bietet die Vorlage nicht mehr, als ein paar Layoutvorlagen für Bilder in Hoch- und Querformat mit einem Textfeld für Notizen. Hinzu kommt noch eine Titelfolie, auf der man Dinge wie Teilnehmer und Datum bei Bedarf eintragen kann und ein paar weitere Folien für ausführlichere Kommentare.

Die Anwendung

Was wird noch gebraucht? Eine Digitalkamera oder ein besseres Handy. Damit wird das Whiteboard während der Besprechung abfotografiert und die Bilder anschließend in die PowerPoint-Vorlage eingefügt und soweit wie notwendig kommentiert. Anschließend sollte die PowerPoint noch als PDF abgespeichert werden, denn für die Verteilung an Externe sind solche offenen Formate wesentlich besser geeignet.

So lassen sich Diskussionen und Entscheidungen effizient und effektiv dokumentieren und können auf professionell verteilt werden. Und das ohne viel Aufwand.

Beispiel

Auf den Bildern in diesem Artikel ist ein kleines Beispiel für den Einsatz der Powerpoint-Vorlage enthalten und ganz am Ende sind ein paar Download-Links für das Beispiel und die Vorlage selber enthalten.

Beispiel für die Titelseite einer Whiteboard-Dokumentation.

Folie für eine ausführlichere Dokumentation in Textform.

Beispiel für die Verwendung mit einem hochformatigen Bild.

Beispiel für die Verwendung mit einem querformatigen Bild.

Auf der letzten Folie können ein paar Schlußbemerkungen festgehalten werden.

Eine gute Alternative zu dieser Vorlage ist die Dokumentation in einem Blog. In meinem Artikel Tod den Statusmails, es lebe das Blog habe ich hierzu auch schon einmal etwas geschrieben.

Das Killerfeature an sich ist für mich aber die SQL-ähnliche Jira Query Language, mit der sich jetzt endlich auch komplizierte Anfragen bauen lassen, die über das bisherige Interface nicht möglich waren. So kann jetzt beispielsweise nach leeren Feldern gesucht werden, um zu herauszufinden, welchen Issues noch notwendige Felder fehlen. Auto-Completion und Syntaxcheck im Webeditor – was will man mehr? Mehr zur JQL gibt es hier in diesem Atlassian-TV-Beitrag oder in der JIRA-Dokumentation.

Böse Zungen könnten natürlich behaupten, daß es sich bei der JQL nur um eine Query-Translation nach SQL handelt. Vielleicht nicht falsch, aber: "Na und?"

Aus Vertriebssicht ist JIRA 4 auch interessant, da Atlassian das Preismodell für seine Produkte geändert hat und jetzt eine Mischung aus Penetrationsstrategie und Hochpreispolitik (im Vergleich zu den vorherigen Preisen) fährt. Früher gab es drei Versionen mit unterschiedlichen Funktionsumfang: Standard, Professional und Enterprise, wobei die Entprise-Version bei 4.800 Dollar lag. Seit JIRA 4 wird jetzt nur noch der Anzahl der existierenden Benutzern lizensiert. Der Einstieg liegt jetzt bei 10 Benutzern für 10 Dollar. In Hinsicht auf sein Preis-Leistungsverhältnis ein fast unschlagbares Angebot. Auf der anderen Seite muß man für mehr als 100 Benutzer jetzt 8.000 Dollar zahlen und 100 Benutzer sind nicht viel. Wie gesagt, es wird für existierende Benutzer gezahlt und selbst in kleinen Firmen sind 100 Benutzer nicht viel. Man denke nur an Praktikanten und die natürliche Flukturation. Insofern eine doch schon sehr drastische Preiserhöhung.

Mit einem Einstiegsspreis von 10 Dollar sollen ganz klar weitere Marktanteile erobert werden. Gerade kleinere Firmen werden hier sicherlich einsteigen und bei entsprechender Zufriedenheit aufrüsten (müssen). Abgesehen von Opensource-Produkten wie Bugzilla, wird diese Preispolitik anderen Anbietern das Leben in den unteren Preissegmenten erschweren, auch wenn das richtige Geld in den oberen verdient wird. Das Positive daran ist aber auch, daß auch in der kleinsten Ausbaustufe der komplette Funktionsumfang bereit steht und bei Bedarf nur die Anzahl der Benutzer erhöht werden muß.

Mein Fazit: Trotz des effektiv erhöhten Preises ist es das beste JIRA bis jetzt, da es nicht nur kosmetische Änderungen gab, sondern neue interessante Features, die die Arbeit erleichtern und angenehmer machen.

Zwar bietet JIRA die Möglichkeit Kommentare zu einem Issue hinzuzufügen und anschließend diese automatisch an bestimmte Benutzer zu verschicken, doch hängt das von dem gewählten Benachrichtigungsschema ab, welcher Benutzer informiert wird.

Email This Issue geht darüber hinaus, da gezielt Benutzer ausgewählt und der Betreff frei vergeben werden kann. Ich nutze diese Möglichkeit häufig, um Personen an bestimmte Aufgaben oder Zuarbeiten zu erinnern.

Bisher war es dafür notwendig eine extra E-Mail zu schreiben, in die der Link zu dem betreffenden Issue noch hineinkopiert werden mußte. Natürlich nicht zu vergessen die extra lange CC-Liste, denn Assignee, Reporter und Projektmanager sollen diese Mail erhalten, zum Beispiel um ein Problem leicht zu eskalieren oder einfach nett daran zu erinnern. Abschließend muß dies der Nachverfolgbarkeit wegen noch in JIRA wieder dokumentiert werden. Sicher ist sicher, falls notwendig.

Eine Mail wie "Hallo Herr Pachulke, wir brauchen noch die Spezifikation für die Tabelle UMSAETZE, sonst können wir die Use Case nicht vollständig implementieren. MfG Fischer" nimmt so leicht ein paar Minuten in Anspruch. (Wenn sie ihren Tages- bzw. Stundensatz kennen, wissen sie, wie teuer Ihre E-Mails sind.)

Email This Issue vereinfacht dies enorm: Issue ausgewählt, Emfänger angeklickt, Betreff und Nachricht eingetragen und abschicken.

Hier alle Vorzüge/Eigenschaften im Überblick:

• Frei definierbare Empfänger und Empfängergruppen.
• Anhänge zum Issue können mitgemailt werden.
• E-Mail-Templates in Abhängigkeit von Projekt und Issue-Typ
• Versand der E-Mail wird als Kommentar zum Issue dokumentiert.

Sofern sie JIRA einsetzen, sollten sie Email This Issue unbedingt testen. Es spart Zeit.