Whiteboards professionell dokumentieren
Wie gut ein Team kommuniziert und Lösungen findet, läßt sich sehr gut an seinem Whiteboard ablesen. Idealerweise gibt es mehr als ein Whiteboard, aber das nur am Rande. Werden an diesem Whiteboard gemeinsam Probleme diskutiert und Lösungen gefunden, dann ist das, was auf dem Whiteboard steht wertvoll. Doch wie gehen wir mit diesen Werten um?
Oft habe ich bis jetzt beobachtet, daß ein Whiteboard während einer langen Diskussion immer wieder beschrieben wird, um diese dann gleich wieder abzuwischen, da der Platz wieder benötigt wird. Kurz vorher wird noch gefragt: "Alles klar? Kann ich das wieder abwischen?" Dummerweise steckt die Information genau in diesem Moment noch in unserem Kurzzeitgedächtnis und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, daß es über dieses nicht hinauskommt. Das heißt nichts anderes, als das es morgen vergessen sein wird.
Wir dokumentieren dieses Wissen nur in wenigen Fällen. Und wenn, dann auch meist falsch. In den meisten Fällen werden einfach Fotos gemacht und diese in irgendeinem Verzeichnis abgelegt. Leider versauern sie dann dort auch. Das ist nicht schade, denn meist sagen die Bilder anderen ohne irgendeinen Kommentar auch nichts.
Aus diesem Grund habe ich vor einiger Zeit eine PowerPoint-Vorlage erstellt, mit denen man sehr einfach Whiteboard-Diskussionen dokumentieren kann. Im Grunde bietet die Vorlage nicht mehr, als ein paar Layoutvorlagen für Bilder in Hoch- und Querformat mit einem Textfeld für Notizen. Hinzu kommt noch eine Titelfolie, auf der man Dinge wie Teilnehmer und Datum bei Bedarf eintragen kann und ein paar weitere Folien für ausführlichere Kommentare.
Die Anwendung
Was wird noch gebraucht? Eine Digitalkamera oder ein besseres Handy. Damit wird das Whiteboard während der Besprechung abfotografiert und die Bilder anschließend in die PowerPoint-Vorlage eingefügt und soweit wie notwendig kommentiert. Anschließend sollte die PowerPoint noch als PDF abgespeichert werden, denn für die Verteilung an Externe sind solche offenen Formate wesentlich besser geeignet.
So lassen sich Diskussionen und Entscheidungen effizient und effektiv dokumentieren und können auf professionell verteilt werden. Und das ohne viel Aufwand.
Beispiel
Auf den Bildern in diesem Artikel ist ein kleines Beispiel für den Einsatz der Powerpoint-Vorlage enthalten und ganz am Ende sind ein paar Download-Links für das Beispiel und die Vorlage selber enthalten.
Beispiel für die Titelseite einer Whiteboard-Dokumentation.
Folie für eine ausführlichere Dokumentation in Textform.
Beispiel für die Verwendung mit einem hochformatigen Bild.
Beispiel für die Verwendung mit einem querformatigen Bild.
Auf der letzten Folie können ein paar Schlußbemerkungen festgehalten werden.
Eine gute Alternative zu dieser Vorlage ist die Dokumentation in einem Blog. In meinem Artikel Tod den Statusmails, es lebe das Blog habe ich hierzu auch schon einmal etwas geschrieben.
Tags: Dokumentation, Tools, Vorlagen, Wissen
23. Februar 2010 um 12:34
Ein guter Tipp. Tatsächlich habe ich die Erfahrungen gemacht, dass die Fotos von den Whiteboards einfach in Verzeichnissen verschwinden. Ich versuche es mal mit der Vorlage. Danke dafür.
27. Februar 2010 um 10:37
Hallo Danny, ja, das ist genau auch meine Beobachtung die ich immer wieder machen mußte. Und so hat man Bilder und Kommentare handlich besammen.
Über eventuelle Verbesserungsvorschläge freue ich mich immer.
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